1. Was ist Personalberatung?

Personalberatungen unterstützen Unternehmen bei der Suche und Auswahl von Personal und bei weiteren unternehmensnahen Personalfragestellungen.

Das Kerngeschäft eines Personalberaters ist jedoch die honorarbasierte Suche nach qualifizierten Fach- und Führungskräften im Auftrag eines Kundenunternehmens. Dabei steht das positionsbezogene Anforderungsprofil des beauftragenden Unternehmens im Mittelpunkt. Der Personalberater hat den Auftrag, entlang dieses Profils möglichst passende Kandidaten zu suchen, die Auswahl einzugrenzen und dem Kunden die besten Kandidaten zur späteren Festanstellung vorzustellen.

Neben dieser Kernaufgabe übernehmen Personalberater auch die Ausgestaltung von Beurteilungsmaßnahmen, die Personal- und Organisationsentwicklung, Personalmarketing, Vergütungsberatung sowie konzeptionelle, normative und strategische Aufträge rund um die Personalarbeit.

2. Wie ist Personalberatung entstanden?

Nach Ende des Zweiten Weltkrieges und mit fortschreitender Industrialisierung wurde in den USA der Vorteil langfristiger Personalplanung und entsprechender Personalbeschaffung, insbesondere bei Fach- und Führungskräften, erkannt.

Seit Beginn der 50er Jahre entwickelte sich dort die Personalberatungsbranche, die einige Zeit später ihren Weg über den Atlantik nach Europa gefunden hat. Anfang der 60er Jahre etablierte sie sich auch in Deutschland und wuchs stetig.

Auch in Zeiten tiefer Depression und Rezession gelangen der Branche beachtliche Zuwachsraten, da die durch sie vermittelten hochqualifizierten Kandidaten jederzeit benötigt werden.

3. Welche Vorteile haben Kunden und Kandidaten?

Im Normalfall sind Personalberater auf wenige Branchen spezialisiert und haben daher sehr gute Kenntnisse über potentielle Kunden und Kandidaten. Für ein erfolgreiches Matching bei einem Suchauftrag ist diese Branchenkenntnis auch für das Kundenunternehmen von Vorteil.

Immerhin zahlen Kunden bis zu einem Drittel des (Brutto-)Jahresgehalts der vakanten Position als Honorar. Bei 100.000 EUR Bruttogehalt kommen so 33.000 EUR Honorarzahlung zustande. Dafür darf ein Kunde allerdings erwarten, dass der Personalberater ihm die besten verfügbaren Kandidaten vorstellt.

Vorteile für Kunden sind daher trotz der teilweise hohen Honorare die Branchenkenntnisse der Berater und die Möglichkeit, auf Kandidaten zurückgreifen zu können, die nicht schon auf dem Absprung sind und ihr Profil bereits auf einschlägigen Jobportalen veröffentlichen.

Da in der Personalpolitik auch Diskretion und Vertraulichkeit eine Rolle spielen können, kann es durchaus zweckmäßig sein, einen neutralen Personalberater einzuschalten, bevor eine Zeitungsanzeige geschaltet wird. Auch Kandidaten profitieren von der höchst vertraulichen Arbeitsweise, da sie oftmals noch in einem festen Anstellungsverhältnis stehen und die Wechselabsicht nicht bekannt werden sollte.

Ein weiterer Vorteil für den Kunden ist die fundierte Kenntnisse der Personalberater, die sie in verschiedenen, auch psychologischen Eignungstestverfahren aufweisen. Hierbei nutzen sie z.B. die Potentialanalyse oder die Stärken-Schwächen-Analyse. Die Testergebnisse geben zusammen mit verschiedenen persönlichen Interviews Aufschluss über die Passgenauigkeit der Kandidaten.

Schließlich ist die professionelle Herangehensweise der Berater vorteilhaft für Kunden und Kandidaten. Aufgrund ihrer neutralen Haltung, einer hohen Objektivität und einer strukturierten Bedarfs- und Qualifikationsanalyse gelingt es Personalberatern, die passendsten Kandidaten vorzustellen und Folgekosten aufgrund Fehleinstellung einzusparen.

4. Wie läuft eine Auftragssuche ab?

Bei der Beauftragung eines Personalberaters findet zunächst ein sehr ausführliches Gespräch mit dem Kunden statt, d.h. mit demjenigen, dem Details der vakanten Position bekannt sind. Dieses Gespräch bildet die Basis des Anforderungsprofils. Es werden dabei die näheren Umstände der Vakanz, Aufgaben, der Dienstsitz, Reisetätigkeit, Gehalt und vieles mehr besprochen. Je mehr der Personalberater über die Rahmenbedingungen weiß, desto passgenauer kann er suchen.

Der nächste Schritt besteht in der eigentlichen Suche nach qualifizierten Kandidaten. Dazu bedienen sich Personalberater neben der Schaltung von Stellenanzeigen der Direktsuche (engl. Direct Search). Dabei nutzen sie ihre Markt- und Branchenkenntnisse und analysieren diejenigen Unternehmen, die als möglicher Lieferant für Kandidaten infrage kommen.

Beim Direct Search werden die potentiellen Kandidaten u.a. am Arbeitsplatz direkt vom Personalberater angerufen, was laut eines Grundsatzurteils des Bundesgerichtshofs vom 4. März 2004 zulässig ist, solange lediglich eine Wechselabsicht ergründet und Kontaktdaten ausgetauscht werden sollen.

Es folgt eine Prüfung und Vorauswahl der gefundenen Kandidaten. Das betrifft die Übereinstimmung der Qualifikationen und Vorlieben der Kandidaten mit den Anforderungen des Kunden, die Zeugnisse und Zertifikate sowie das Einholen von Referenzen. Daraufhin wird dem Kunden eine gewisse Anzahl passender Profile präsentiert.

Er kann nun über den Personalberater Vorstellungsgespräche mit den Kandidaten terminieren. Zum Ende des Vorstellungsprozesses wählt der Kunde seinen Wunschkandidaten aus und beginnt mit ihm die Anstellungsverhandlungen.

5. Welche Honorarregelungen gibt es?

Personalberatungen greifen normalerweise auf zwei mögliche Honorarregelungen zurück. Die eine beschreibt das erfolgsorientierte Honorar (engl. contingency), das nur dann gezahlt wird, wenn eine Vakanz erfolgreich besetzt worden ist. Ein ähnliches Verfahren wenden gewerbliche Personalvermittler an.

Die vorherrschende Honorarregelung ist jedoch die mandatsbasierte Suche. Diese kann mehrere Wochen dauern. Daher erhält der Personalberater eine Teilzahlung, unabhängig von der letztlich erfolgreichen Besetzung der gesuchten Position. Zahlungsmodalitäten von 1/3 bei Auftragseingang, 1/3 bei vorlegen von Kandidatenprofilen und 1/3 bei erfolgreicher Einstellung eines Kandidaten sind durchaus gängige Praxis.

Sie kann allerdings auch abweichen. Dies kann je nach erwartetem Aufwand zwischen Kundenunternehmen und Personalberatung verhandelt werden. Der Personalberater wird also für seinen Aufwand und für seinen Erfolg honoriert.