1. Was ist Outsourcing?

Outsourcing ist ein Kunstwort und bedeutet soviel wie Auslagerung (engl. out, sourcing).

Gemeint ist die Auslagerung von Unternehmensaufgaben und -strukturen, die zuvor im eigenen Unternehmen wahrgenommen wurden. Beim Outsourcing übernimmt ein Anbieter in eigenverantwortlicher Durchführung diese Aufgaben und Leistungen.

Outsourcing-Projekte werden als Werkvertrag oder Dienstvertrag gestaltet. Als Outsourcing wird auch die Auslagerung von Arbeitsplätzen in tarifungebundene Tochtergesellschaften bezeichnet.

2. Wie ist Outsourcing entstanden?

Outsourcing als Begriff entstand in den 1980er Jahren. Er wurde zunächst auf die Auslagerung von IT-Infrastruktur in umfassenden EDV-Outsourcing-Verträgen von General Motors und Eastman Kodak angewendet.

Seit Mitte der 1960er Jahre wurden Auslagerungen in immer größeren Maßstäben umgesetzt. Schwerpunkt war die Fertigungsindustrie, insbesondere die Textilindustrie, die bestimmte Bereiche in den asiatischen Raum verlagerte. Ziel waren Kosteneinsparungen.

Später wurden auch komplexere Industrien auf die Kostenspareffekte aufmerksam und begannen ebenfalls, in Länder auszulagern, deren Personalkosten deutlich geringer waren. Dieser Trend hält bis heute an. Seit 2000 wird der Begriff des Outsourcing von Dienstleistungs- und Produktionsfirmen aller Branchen genutzt.

3. Wie sehen Outsourcing-Projekte aus?

Entscheidet sich ein Unternehmen, einen oder mehrere Bereiche an einen externen Dienstleister auszulagern, wird ein Werk- oder Dienstvertrag abgeschlossen. Bei einem Werkvertrag übernimmt ein Dienstleistungsunternehmen die gesamte Verantwortung für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe.

Das bedeutet, dass nicht nur das Personal gestellt wird, sondern umfassende Verantwortlichkeiten damit einhergehen. Der Dienstleister ist verantwortlich für die korrekte Ausführung der ausgelagerten Prozesse sowie für die Einhaltung von Standards und Qualitätsmanagement und schließlich auch für das Ergebnis der Tätigkeit.

Der Dienstleister bestimmt je nach Art und Umfang des Projekts, welches Personal und Material notwendig ist und welche Faktoren die Durchführung behindern oder fördern. Auf diesen Erkenntnissen aufbauend wird das Projekt geplant, die Ressourcen bereitgestellt und schließlich mit der eigenverantwortlichen Umsetzung begonnen.

Eigenverantwortlich bedeutet, dass der Dienstleister am erreichten, selbst verantworteten Ergebnis gemessen wird. Der Outsourcing-Bereich sollte daher von anderen, vom Kundenunternehmen betriebenen Bereichen, streng abgetrennt sein.

Einige Personaldienstleister bieten eine besondere Form des Outsourcing an, das Inhouse-Outsourcing. Dabei werden nur die Mitarbeiter vom Personaldienstleister gestellt. Die zur Durchführung der Aufgaben notwendigen Räumlichkeiten und Arbeitsmittel stellt das Kundenunternehmen bereit.

Merkmale des Inhouse-Outsourcing sind die rein personelle Bewirtschaftung von Geschäftsaufgaben des Kunden in dessen Geschäftsräumen, die eigenverantwortliche Durchführung dieser Aufgaben in deutlicher Abgrenzbarkeit der Aufgabenbereiche und eine eindeutige Aufgaben- und Schnittstellendefinition.

Gründe für die reine Personalgestellung sind u.a., dass Personaldienstleister verschiedene Projekte bearbeiten und es wirtschaftlich nicht zu vertreten wäre, für jedes Projekt die notwendigen Arbeitsmittel (Gabelstapler, Notebooks, Kopierer etc.) zu stellen.

4. Gibt es Unterschiede zur Zeitarbeit?

Bei einem Zeitarbeitseinsatz stellt ein Personaldienstleister die geforderte Anzahl von Leiharbeitnehmern mit den benötigten Qualifikationen zur Verfügung. Die Verantwortung des Zeitarbeitunternehmens beschränkt sich also darauf, die richtige Anzahl von richtig qualifizierten Zeitarbeitnehmern zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen.

Der Kunde des Dienstleisters erhält am Arbeitsort die Weisungsbefugnis und auch die Verantwortung für die Durchführung der Tätigkeiten, so, als wären die Leiharbeiter seine Festangestellten.

Bei einem Outsourcing-Projekt liegen die Verantwortlichkeiten für Personal, Material, Ablauf und Qualität des Ergebnisses vollständig beim Dienstleistungsunternehmen.

Dieses übernimmt den Auftrag als solchen, prüft die notwendigen Ressourcen und kalkuliert einen Preis, der dem Kunden z.B. als Festhonorar (EUR pro Monat) oder nach Anzahl der durchgeführten Prozesse (EUR pro bearbeitetem Container) berechnet wird.

Außerdem benötigt das Dienstleistungsunternehmen, das lediglich Outsourcing anbietet, keine behördliche Genehmigung zur Arbeitnehmerüberlassung, da die Mitarbeiter nicht an andere Unternehmen verliehen werden. Sie arbeiten einzig und allein für ihren Arbeitgeber.

5. Welche Gründe sprechen für Outsourcing?

Die meisten Gründe für eine Entscheidung pro Outsourcing sind betriebswirtschaftlicher Natur. Es sollen Kosten eingespart oder Ressourcen freigehalten werden. Kosteneinsparungen gelingen dann, wenn z.B. Produktionen in Länder mit niedrigen Personalkosten und niedrigen Steuern ausgelagert werden.

Die Konzentration auf das Hauptgeschäft, einhergehend mit dem Outsourcing von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Bereichen ist ein weiterer Grund. Da Ressourcen immer begrenzt sind, ist es oftmals sinnvoll, wenn sich ein Unternehmen um seine Kernbereiche kümmert kann. Nebenaufgaben können an Dienstleister auslagert werden.

Ziele können außerdem sein, einen Aufgabenbereich zu standardisieren und zu professionalisieren oder eigenes Personal von den ausgelagerten Tätigkeiten zu entbinden und somit für andere Aufgaben freizuhalten.

Schließlich kann auch die Haftungsfrage eine Rolle spielen. Ein Dienstleister bearbeitet ein Outsourcing-Projekt eigenverantwortlich, was auch die Gewährleistung und Haftungsfragen mit einschließt. Besonders im Umgang mit wertvollen Produkten kann es daher sinnvoll sein, diese extern betreuen zu lassen.

6. Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Wenn sich ein Unternehmen auf seine Kernkompetenzen fokussieren möchte oder muss, ist es sinnvoll, andere Bereiche auszulagern, die nicht dazu gehören. Die Auslagerung der Buchhaltung kann für ein produzierendes Unternehmen ein sinnvoller Schritt sein.

Genauso könnte eine Versicherungsgesellschaft den Betrieb der Poststelle oder der Telefonzentrale an einen Dienstleister vergeben. Vorteile dabei wären, dass sich Unternehmensteile nicht um den reibungslosen Ablauf von Bereichen kümmern müssen, die für das Überleben des Unternehmens nicht erstrangig entscheidend sind.

Im gewerblichen Bereich sind Outsourcing-Projekte für die Kundenunternehmen dann interessant, wenn es sich um Standardprozesse oder um die Verlagerung von Haftungsfragen handelt. Da ein Outsourcing-Dienstleister die volle Verantwortlichkeit besitzt, kann er in seinem Verantwortungsbereich auch für Schäden haftbar gemacht werden.

7. Beispiele für Outsourcing-Projekte

Beinahe jeder Bereich kann ausgelagert und von Personaldienstleistern übernommen werden. Es gibt eine Vielzahl von Outsourcing-Optionen. Aufgabenstellung in kaufmännisch dominierten Unternehmen sind u.a. die personelle Übernahme des Empfangs bzw. der Rezeption. Poststellen, Telefonzentralen, Rechtsabteilungen, Marketing und Personalabteilungen etc. können ebenso fremdvergeben werden.

Ziel ist die standardisierte, professionelle und seriöse Aufgabenerledigung, ohne dass sich das Kundenunternehmen der personellen Gestaltung dieser Aufgabe widmen muss.

In eher gewerblich ausgerichteten Unternehmen sind Outsourcing-Projekte in der Logistik z.B. beim Wareneingang, der Qualitätskontrolle, bei der Kommissionierung, dem Warenausgang oder der gesamten Lagerhaltung vorstellbar. Hier ist das Ziel die Konzentration auf das Kerngeschäft, z.B. die Produktion von Gütern. Es gibt allerdings auch Beispiele, bei denen Produktionsstätten ausgelagert wurden, obwohl die Güterproduktion Kernprozess war.

Weitere Beispiele sind die Durchführung von Promotion- und Vertriebsaktionen, Unterstützung beim Catering, Durchführung von Inventuren und Regalpflege in Supermärkten oder Kaufhäusern uvm.

8. Outsourcing ist kein Königsweg?

"Outsourcing lohnt nicht in jedem Fall. Je mehr Geschäftsprozesse Unternehmen outsourcen, desto geringer ist oft ihre Produktivität. Das ist das Ergebnis einer im Auftrag des VDI erstellten Studie vom Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung, die heute auf der Hannover Messe vorgestellt wurde. Das Ergebnis: Betriebe mit einer hohen Fertigungstiefe erreichen im Gegensatz zum Durchschnitt der Industrie eine höhere Produktivität von mehr als acht Prozent.

"Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie durch Outsourcing nicht zwingend Kosten einsparen", sagte VDI-Präsident Prof. Bruno O. Braun. "Schlanker und schneller ist nicht automatisch besser. Transaktionskosten mit Zulieferern, Abhängigkeiten und Zulieferermargen sind häufig Punkte, die Unternehmen unzureichend berücksichtigen, wobei die Betriebsgröße keine Rolle spielt.

Zurückhaltung beim Outsourcing oder, wo sinnvoll, aktives Insourcing steigert die Produktivität dagegen um teilweise mehr als zehn Prozent", so Braun. Gerade in Zeiten unausgelasteter Kapazitäten wie in der aktuellen Krise könnte damit das Insourcing eine strategische Option werden.

Allein 2008 hatte das gesamte Outsourcing von Geschäftsprozessen in Deutschland ein geschätztes Volumen von 16 Mrd. EUR. "Doch damit erhöhen Unternehmen nicht zwangsläufig ihre Wettbewerbsfähigkeit", ergänzte Dr. Steffen Kinkel vom Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung. Als Vorteile für das Insourcing nennt der Wissenschaftler niedrigere Kosten durch verminderte Abstimmungsprozesse, eine erhöhte Flexibilität in Engpasssituationen und dass sich die Kapazitäten dynamischer steuern lassen - eine "atmende" Struktur wird möglich. Zudem bleiben Kernkompetenzen der Fertigung im Unternehmen.

Gestützt werden diese Aussagen des Wissenschaftlers durch die Motive der Unternehmen, welche Fertigungskapazitäten wieder ingesourct haben. Denn da steht an erster Stelle eine Erhöhung der Flexibilität bei 57 Prozent der Betriebe, gleichauf mit einer Verbesserung der Qualität. Auch Kostenaspekte und die Erhöhung der Kompetenz spielen eine deutliche Rolle."

Quelle: Pressemitteilung des VDI zur Studie: Stellhebel für mehr Produktivität - Benchmarking identifiziert Potenziale zur Steigerung der Produktivität von Gunter Lay, Steffen Kinkel und Angela Jäger; beauftragt vom Fraunhofer Institut und vom Verein Deutscher Ingenieure e.V. (VDI), 2009